Power Automateを使って、会議終了5分前にTeamsへ自動通知する方法をご紹介します。
件名に「会議」を含む予定だけを対象に、終了5分前に自動でTeamsへ通知できます。
Power Automateで新しいフローを作成
1. Office365へアクセスし、画面左上の点のマークをクリックし、
「その他のアプリ」を選択
2. 「Power Automate」をクリック
3. 左メニューの「Create」をクリックし、「Automated cloud flow」を選択します。
4. 「Flow name」に任意の名前(例:予定終了5分前Teams通知)を入力し、トリガー検索欄に「when an upcoming event is starting soon」と入力します。
候補の中から「When an upcoming event is starting soon (V3)」(Office 365 Outlook)を選択し、「Create」をクリックします。
トリガーの設定
1. 「Calendar Id」で通知対象のカレンダー(今回は「Calendar」)を選択します。
「Advanced parameters」から「Look-Ahead Time」にチェックを入れます。
2. 入力欄に「1」(分)を入力します。
これにより、予定の開始1分前にフローが起動します。
終了5分前の通知タイミングは、この後の「終了5分前の時刻を計算する」セクションで作ります。
Conditionで対象の予定を絞り込む
1. +ボタンをクリックして「Condition」を追加します。
2. 左側の枠をクリックし、雷マークをクリックすると表示される候補一覧から「Subject」を選択します。
3. 演算子を「contains」(含む)にし、右側に「会議」と入力します。
件名に「会議」を含む予定だけが、この後のTrue側の処理に進みます。
終了5分前の時刻を計算する
1. Trueの場合の処理として、+ボタンをクリックして「Subtract from time」を追加します。
2. Base timeの枠をクリックし、雷マークをクリックして表示される候補一覧から「End time」を選択します。
3. 続けて、以下のようにInterval・Time unitを設定すると、予定の終了時刻から5分引いた時刻を計算できます。
Base time：End time
Interval：5
Time unit：Minute
4. 続けて+ボタンをクリックして「Convert time zone」を追加します。
5. Base timeの枠をクリックし、雷マークをクリックして表示される候補一覧から「Calculated time」を選択します。
6. 続けて、以下のようにSource time zone・Destination time zoneを設定します。
Source time zone：(UTC) Coordinated Universal Time
Destination time zone：(UTC) Coordinated Universal Time
7. Time unit欄をクリックすると表示される候補一覧から「Enter custom value」(値を直接入力)を選択します。
表示されたテキスト欄に、以下の文字列を入力します。
ここではタイムゾーン自体は変換せず、「Time unit」(フォーマット)欄に文字列を入力することで、この後の「Delay Until」で扱える形式に整えています。
Base time：Calculated time
Source time zone：(UTC) Coordinated Universal Time
Destination time zone：(UTC) Coordinated Universal Time
Time unit：yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ
指定時刻まで待機する
1. +ボタンをクリックして「Delay Until」を追加します。
2. Timestampの枠をクリックして雷マークをクリックし、表示される候補一覧から先ほど変換した「Converted time」を選択します。
このアクションにより、フローは会議終了の5分前になるまで待機します。
Teamsへの通知を設定する
1. +ボタンをクリックして「Post message in a chat or channel」を追加します。
2. 以下のように設定します。
Post as：Flow bot
Post in：グループ チャット
グループ チャット：任意のグループチャットを選択してください
メッセージ欄には、以下青文字のコードを枠内に直接コピペしてください。
【まもなく終了】@{triggerOutputs()?['body/subject']} は5分後に終了します
3. フローが完成しましたので「Save」をクリックします。
動作確認
1. Outlookの予定表に、件名に「会議」を含む予定を登録し、フローの動作を確認します。
・13：00-14：00 会議予定
・15：00-16：00 会議予定
2. 予定の終了5分前になると、Teamsに「【まもなく終了】〇〇は5分後に終了します」というメッセージが届きます。
3. 件名に「会議」を含まない予定では、Condition側で処理が分岐し(False側は0 Actions)、通知は送信されません。
※通知が届かない場合は、フローが「オン」になっていることと、予定の件名に「会議」という文字列が含まれているかを確認してください。
以上、会議終了5分前にTeamsへ自動通知する方法でした。ぜひ活用してみてください🍀
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